ความหมาย ESS,DSS,MIS,KWS,OAS,TPS

ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Executive Support System : ESS)

เป็นระบบสนับสนุนการตัดสินใจประเภทหนึ่งซึ่งได้รับการพัฒนามาโดยเฉพาะสำหรับผู้บริหารระดับสูงเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจในปัญหาแบบไม่มีโครงสร้าง ผู้บริหารระดับสูงใช้ระบบ ESS เป็นเครื่องมือที่ช่วยอำนวยความสะดวกรวดเร็วในการบริหารและตัดสินใจ โดยระบบจะให้ข้อมูลที่ถูกต้อง ทันสมัยตามความต้องเพื่อในการกำหนดวิสัยทัศน์ ภารกิจ กลยุทธ์ วัตถุประสงค์ และเป้าหมาย รวมถึงการวางแผนระยะยาว นอกจากนี้ระบบยังช่วยอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้บริหารและบุคลากรในองค์การและระหว่างองค์การด้วย ระบบ ESS ได้รับการพัฒนาให้มีความสามารถเหมาะสมและง่ายต่อการใช้งาน สอดคล้องกับความต้องการ ทักษะ รวมถึงความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลของผู้บริหารระบบ ESS บางครั้งเรียกว่าระบบ EIS ซึ่งเป็นระบบที่ให้สารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูงเช่นกันแต่ระบบ ESS ระรวมความสามารถเพิ่มเติมด้านการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ การวิเคราะห์ข้อมูล การจัดการและการจัดลำดับงาน

ลักษณะของระบบ ESS

ESS (Enterprise Support Systrem) ระบบสนับสนุนผู้บริหารระดับสูง ถูกออกแบบมาช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูงซึ่งใช้ในการวางแผนกลยุทธ์หรือแผนการดำเนินงานระยะยาวขององค์กร ระบบ ESS มีโครงสร้างที่เหมาะสมกับปัญหาแบบไม่มีโครงสร้างจึงต้องเน้นที่ความอ่อนตัวในการทำงานและสนับสนุนการสื่อสารมากกว่าที่จะสร้างโปรแกรมประยุกต์ที่ออกแบบมาให้ทำงานเฉพาะด้านเหมือนในระบบ MIS เท่านั้น ระบบ ESS ใช้ข้อมูลทั้งจากภายนอกองค์กร เช่นตารางการประกาศใช้กฎหมายใหม่ กำหนดการชำระภาษี หรือข้อความโฆษณาจากบริษัทคู่แข่ง และข้อมูลภายในองค์กร โดยข้อมูลที่ได้นั้นจะถูกกลั่นกรองข้อมูลและนำเสนอเฉพาะส่วนที่มีความสำคัญต่อผู้บริหารระดับสูงซึ่งจะเน้นการใช้เทคโนโลยีชั้นสูงที่ช่วยให้การนำเสนอมีความสะดวกและง่ายแก่การรับรู้มากที่สุดเช่น การใช้รูปภาพกราฟฟิก


ระบบ ESS เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการคำนวณทั่วไปและการสื่อสารซึ่งจะตอบคำถามเช่น แนวโน้มการทำธุรกิจในอนาคตควรเป็นประเภทใดบริษัทคู่แข่งมีฐานะการดำเนินงานเป็นอย่างไร จะป้องกันผลกระทบจากสภาพเศรษฐกิจที่แกว่งตัวได้อย่างไร

ลักษณะของระบบ ESS

1.             ให้สารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อการวางแผนเชิงกลยุทธ์

2.             ง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน

3.             เชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลภายนอก

4.             สามารถประมวลผลในรูปแบบที่ไม่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้า

5.             พัฒนาเฉพาะสำหรับผู้บริหาร

6.             มีระบบรักษาความปลอดภัย

เปรียบเทียบระบบ ESS กับระบบสารสนเทศอื่น

ลักษณะของระบบ	ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร ESS	ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ DSS	ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ MIS
วัตถุประสงค์หลัก	สนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง	สนับสนุนการวางแผนและตัดสินใจ	ควบคุมตรวจสอบการปฎิบัติการและสรุปผลสภาพการณ์
ข้อมูลนำเข้า	ข้อมูลสรุปจากภายในและภายนอกองค์การ เช่นข้อมูลเกี่ยวกับ ตัวบ่งชี้ผลการปฎิบัติงานขององค์การและปัจจัยสำคัญที่มีผลต่อการดำเนินธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ	รายงานวิเคราะห์เพื่อการตัดสินใจ การพยากรณ์ การตอบข้อถาม	รายงานสรุป รายงานสิ่งผิดปกติ สารสนเทศที่มีโครงสร้าง
ผู้ใช้	ผู้บริหารระดับสูง	ผู้บริหารระดับต่างๆ ผู้เชี่ยวชาญ นักวิเคราะห์	ผู้บริหารระดับกลาง
รูปแบบของการ ตัดสินใจ	มีการปรับเปลี่ยนโครงสร้างบ่อยรูปแบบไม่ชัดเจนหรือไม่มีโครงสร้าง	กึ่งโครงสร้าง และ ไม่มีโครงสร้าง	มีโครงสร้างแน่นอน
การใช้ข้อมูลสนับสนุน	ข้อมูลที่สนับสนุนการตัดสินใจทางอ้อม ไม่มีกฎเกณฑ์ แน่นอนตายตัวซึ่งขึ้นกับการเลือกนำข้อมูลไปใช้	ข้อมูลสนับสนุนการตัดสินใจในสถานการณ์เฉพาะด้านหรือเฉพาะเรื่อง	ข้อมูลสนับสนุนตามรูปแบบและระยะเวลาที่กำหนด

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System:DSS)

 

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System :DSS) เป็นซอฟแวร์ที่ช่วยในการตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดการ การรวบรวมข้อมูล การวิเคราะห์ข้อมูล และการสร้างตัวแบบที่ซับซ้อน ภายใต้ซอฟต์แวร์เดียวกัน นอกจากนั้น DSS ยังเป็นการประสานการทำงานระหว่างบุคลากรกับเทคโนโลยีทางด้านซอฟต์แวร์ โดยเป็นการกระทำโต้ตอบกัน เพื่อแก้ปัญหาแบบไม่มีโครงสร้าง และอยู่ภายใต้การควบคุมของผู้ใช้ตั้งแต่เริ่มต้นถึงสิ้นสุดขั้นตอนหรืออาจกล่าวได้ว่า DSS เป็นระบบที่โต้ตอบกันโดยใช้คอมพิวเตอร์ เพื่อหาคำตอบที่ง่าย สะดวก รวดเร็วจากปัญหาที่ไม่มีโครงสร้างที่แน่นอน

คุณสมบัติของ DSS

                พัฒนาการของเทคโนโลยีสารสนเทศในปัจจุบัน ทำให้ DSS สามารถช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจแก้ปัญหา โดยนำข้อมูลที่จำเป็น แบบจำลองในการตัดสินใจที่สำคัญ และชุดคำสั่งที่ง่ายต่อการใช้งานรวมเข้าเป็นระบบเดียว เพื่อสะดวกต่อในการใช้งานของผู้ใช้ โดยที่ DSS ที่เหมาะสมควรมีคุณลักษณะ ดังนี้

               1.ง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน เนื่องจากผู้ใช้อาจมีทักษะทางสารสนเทศที่จำกัด ตลอดจนความเร่งด่วนในการใช้งานและความต้องการของปัญหา ทำให้ DSS ต้องมีความสะดวกต่อผู้ใช้

               2.สามารถโต้ตอบกับผู้ใช้ได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ โดยที่ DSS ที่ดีต้องสามารถสื่อสารกับผู้ใช้อย่างฉับพลัน โดยตอบสนองความต้องการและโต้ตอบกับผู้ใช้ได้ทันเวลา โดยเฉพาะในสถานการณ์ปัจจุบัน ที่ต้องการความรวดเร็วในการแก้ปัญหา

               3.มีข้อมูล และแบบจำลองสำหรับสนับสนุนการตัดสินใจที่เหมาะสมและสอดคล้องกับลักษณะของปัญหา

               4.สนับสนุนการตัดสินใจแบบกึ่งโครงสร้าง และไม่มีโครงสร้าง ซึ่งแตกต่างจากระบบสารสนเทศสำหรับปฏิบัติ งานที่จัดการข้อมูลสำหรับงานประจำวันเท่านั้น

               5.มีความยืดหยุ่นที่จะสนองความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปของผู้ใช้ เนื่องจากลักษณะของปัญหาที่มีความไม่แน่นอน และเปลี่ยนแปลงตามสถานการณ์ นอกจากนี้ผู้จัดการจะเผชิญหน้ากับปัญหา ที่มีความไม่แน่นอนและเปลี่ยนแปลงทางสถานการณ์ นอกจากนี้ผู้จัดการจะเผชิญกับปัญหาในหลายลักษณะจึงต้องการระบบสารสนเทศที่ช่วยจัดรูปข้อมูลที่ไม่ซับซ้อนและง่ายต่อการตัดสินใจ

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System : MIS)

 

                ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ(MIS) หมายถึง ระบบที่รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ทั้งภายใน และภายนอกองค์การอย่างมีหลักเกณฑ์ เพื่อนำมาประมวลผลและจัดรูปแบบให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการทำงาน และการตัดสินใจในด้านต่าง ๆ ของผู้บริหารเพื่อให้การดำเนินงานขององค์การเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยที่เราจะเห็นว่า MIS จะประ กอบด้วยหน้าที่หลัก 2 ประการ

1. สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ทั้งจากภายในและภายนอกองค์การมาไว้
ด้วยกันอย่างเป็นระบบ
2. สามารถทำการประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ช่วย
สนับสนุนการปฏิบัติงานและการบริหารงานของผู้บริหาร

ฐานข้อมูลความรู้เพื่อการจัดการ ( Knowledge Work System : KWS )

ใช้สนับสนุนการทำงานของพนักงานกลุ่มที่มีความรู้สูง (Knowledge Workers) เช่น วิศวกร แพทย์ นักกฎหมาย นักวิทยาศาสตร์ เป็นพนักงานกลุ่มที่มีความรู้สูงได้รับการยอมรับอย่างเป็นทางการ ระบบนี้ ใช้รับผิดชอบการสร้างข่าวสารให้เป็นประโยชน์ หรือองค์ความรู้ใหม่ ๆ
ขั้นตอนการพัฒนาฐานความรู้เพื่อการจัดการ (Knowledge Management Systems: KMS) มี 4 ขั้นตอน คือ
Creation - สร้าง Storage - จัดเก็บ
Distribution - เผยแพร่ Application - จัดการ

กระบวนการในการสร้าง KMS ประกอบด้วย 4 ระยะ คือ

*Infrastructural Evaluation ขั้นการวางโครงสร้างพื้นฐานของการจัดการความรู้
*KM System Analysis, Design and Development ขั้นการประเมินระบบ การจัดการความรู้ การออกแบบ และการพัฒนา
*System Development ขั้นตอนการพัฒนาระบบที่ได้มีการประเมินแล้ว
*Evaluation ชั้นตอนการประเมินระบบการจัดการความรู้ที่ได้สร้าง

 
Knowledge Work System ประกอบด้วยส่วนสำคัญ ดังต่อไปนี้

1. ฐานข้อมูลการจัดการลูกค้า และการตลาด
2. สารบัญฐานข้อมูลความรู้พื้นฐานและวิธีการจัดการลูกค้าขององค์กร
3. การเชื่อมต่อองค์ประกอบด้านบัญชี
4. การจัดการคลังสินค้า และการหมุนเวียนอุปกรณ์
5. การเชื่อมต่อฐานข้อมูลสิทธิลูกค้า (Authentication service management)
6. ระบบการจัดการผู้ใช้งานของ KWS

 

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ(Office Automation Systems : OAS)

 

                 ระบบสำนักงานอัตโนมัติ OAS คือ ระบบสารสนเทศที่สามารถสร้าง (Create)เก็บข้อมูล (Store) ปรับปรุงข้อมูล (Modify) แสดงภาพ (Display)และติดต่อสื่อสารระหว่างระบบธุรกิจ โดยการใช้คอมพิวเตอร์และระบบเทคโนโลยีการสื่อสาร เข้ามาช่วย แทนการพูด เขียน หรือส่งรูปภาพแบบเดิม เป็นระบบที่สนับสนุนงานในสำนักงาน หรืองานธุรการของหน่วยงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่วนใหญ่เป็นการนำคอมพิวเตอร์มาเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายกับอุปกรณ์ต่างๆ ของสำนักงาน เพื่อประโยชน์ในการใช้งาน ระบบจะประสานการทำงานของบุคลากรรวมทั้งกับบุคคลภายนอก หรือหน่วยงานอื่น ระบบนี้จะเกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร โดยการใช้ซอฟท์แวร์ด้านการพิมพ์ การติดต่อผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของเอกสาร กำหนดการ สิ่งพิมพ์ ข่าวสาร


ระบบ สำนักงานอัตโนมัติ(OAS) ประกอบด้วยระบบ ต่างๆ ดังนี้ 
1. ระบบจัดการเอกสาร 2. ระบบจัดการด้านข่าวสาร
3. ระบบประชุมทางไกล
4. ระบบสนับสนุนสำนักงาน


ระบบ สำนักงานอัตโนมัติ(OAS) มีองค์ประกอบที่สำคัญคือ
1. Networking System คือ ระบบข่ายงานที่เชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ระหว่างกันทั่วองค์กร

2. Electronic Data Interchange คือ การสื่อสารข้อมูลข่าวสารระหว่างกันโดยอาศัยสัญญาณข้อมูลข่าวสารแบบ อิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบเครือข่าย

3. Internet คือ การรวมตัวกันของระบบเครือข่ายตามข้อ1ที่กระจายอยู่ทั่วโลกจนกลายเป็นเครือข่ายขนาดใหญ่

4. Paperless System คือ ระบบที่ไม่ใช้กระดาษ ดัง2ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือ

4.1 Post of Sale (POS) เป็นการขายแบบมีการบันทึกรายการขาย และ รายละเอียดอื่นที่เกี่ยวกับสินค้าทันทีที่มีการขาย ณ จุดขายนั้นๆ

4.2 Electronic Funds Transfer(EFT)เป็นระบบการโอนเงินอัตโนมัติของธนาคารทั่วไป

ระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการ (Transaction Processing Systems -TPS)

  

เป็นระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับการบันทึกและประมวลข้อมูลที่เกิดจากธุรกรรมหรือการปฏิบัติงานประจำหรืองานขั้นพื้นฐานขององค์การ เช่น การซื้อขายสินค้า การบันทึกจำนวนวัสดุคงคลัง เมื่อใดก็ตามที่มีการทำธุรกรรมหรือปฏิบัติงานในลักษณะดังกล่าวข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะเกิดขึ้นทันที เช่น ทุกครั้งที่มีการขายสินค้า ข้อมูลที่เกิดขึ้นก็คือ ชื่อลูกค้า ประเภทของลูกค้า จำนวนและราคาของสินค้าที่ขายไป รวมทั้งวิธีการชำระเงินของลูกค้า วัตถุประสงค์ของ TPS 1) มุ่งจัดหาสารสนเทศทั้งหมดที่หน่วยงานต้องการตามนโยบายของหน่วยงานหรือตามกฎหมาย เพื่อช่วยในการปฏิบัติงาน 2) เพื่อเอื้ออำนวยต่อการปฏิบัติงานประจำให้มีความรวดเร็ว 3) เพื่อเป็นหลักประกันว่าข้อมูลและสารสนเทศของหน่วยงานมีความถูกต้องเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันและรักษาความลับได้ 4) เพื่อเป็นสารสนเทศที่ป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบสารสนเทศที่ใช้ในการตัดสินใจอื่น เช่น MRS หรือ DSS หน้าที่ของ TPS หน้าที่ของ TPS มีดังนี้ (Haag et al.,2000:50) 1) การจัดกลุ่มของข้อมูล (Classification) คือ การจัดกลุ่มข้อมูลลักษณะเหมือนกันไว้ด้วยกัน 2) การคิดคำนวณ (Calculation) การคิดคำนวณโดยใช้วิธีการคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์ เช่น การคำนวณภาษีขายทั้งหมดที่ต้องจ่ายในช่วง 3 ปีที่ผ่านมา 3) การเรียงลำดับข้อมูล (Sorting) การจัดเรียงข้อมูลเพื่อทำให้การประมวลผลง่ายขึ้น เช่น การจัดเรียง invoices ตามรหัสไปรษณีย์เพื่อให้การจัดส่งเร็วยิ่งขึ้น 4) การสรุปข้อมูล (Summarizing) เป็นการลดขนาดของข้อมูลให้เล็กหรือกระทัดรัดขึ้น เช่น การคำนวณเกรดเฉลี่ยของนักศึกษาแต่ละคน 5) การเก็บ (Storage) การบันทึกเหตุการณ์ที่มีผลต่อการปฏิบัติงาน อาจจำเป็นต้องเก็บรักษาข้อมูลไว้ โดยเฉพาะข้อมูลบางประเภทที่จำเป็นต้องเก็บรักษาไว้ตามกฎหมาย ที่จริงแล้ว TPS เกี่ยวข้องกับงานทุกระดับในองค์การ แต่งานส่วนใหญ่ของ TPS จะเกิดขึ้นในระดับปฏิบัติการมากกว่า แม้ว่า TPS จะจำเป็นในการปฏิบัติงานในองค์การแต่ระบบ TPS ก็ไม่เพียงพอในการสนับสนุนในการตัดสินใจของผู้บริหาร ดังนั้นองค์การจึงจำเป็นต้องมีระบบอื่นสำหรับช่วยผู้บริหารด้วย ดังจะกล่าวต่อไป ลักษณะสำคัญของระบบสารสนเทศแบบ TPS ลักษณะที่สำคัญของระบบ TPS มีดังนี้ (Turban et al.,2001:277) • มีการประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก • แหล่งข้อมูลส่วนใหญ่มาจากภายในและผลที่ได้เพื่อตอบสนองต่อผู้ใช้ภายในองค์การเป็นหลัก อย่างไรก็ตามในปัจจุบันหุ้นส่วนทางการค้าอาจจะมีส่วนในการป้อนข้อมูลและอนุญาตให้หน่วยงานที่เป็นหุ้นส่วนใช้ผลที่ได้จาก TPS โดยตรง • กระบวนการประมวลผลข้อมูลมีการดำเนินการเป็นประจำ เช่น ทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกสองสัปดาห์ • มีความสามารถในการเก็บฐานข้อมูลจำนวนมาก • มีการประมวลผลข้อมูลที่รวดเร็ว เนื่องจากมีปริมาณข้อมูลจำนวนมาก • TPS จะคอยติดตามและรวบรวมข้อมูลภายหลังที่ผลิตข้อมูลออกมาแล้ว • ข้อมูลที่ป้อนเข้าไปและที่ผลิตออกมามีลักษณะมีโครงสร้างที่ชัดเจน (structured data) • ความซับซ้อนในการคิดคำนวณมีน้อย • มีความแม่นยำค่อนข้างสูง การรักษาความปลอดภัย ตลอดจนการรักษาข้อมูลส่วนบุคคลมีความสำคัญเกี่ยวข้องโดยตรงกับ TPS • ต้องมีการประมวลผลที่มีความน่าเชื่อถือสูง

กระบวนการของ TPS
กระบวนการประมวลข้อมูลของ TPS มี 3 วิธี คือ (Stair & Reynolds, 1999)
1) Batch processing การประมวลผลเป็นชุดโดยการรวบรวมข้อมูลที่เกิดจากธุรกรรมที่เกิดขึ้นและรวมไว้เป็นกลุ่มหรือเป็นชุด (batch) เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง หรือจัดลำดับให้เรียบร้อยก่อนที่จะส่งไปประมวลผล โดยการประมวลผลนี้จะกระทำเป็นระยะๆ (อาจจะทำทุกคืน ทุก 2-3 วัน หรือทุกสัปดาห์)
2) Online processing คือ ข้อมูลจะได้รับการประมวลผลและทำให้เป็นเอาท์พุททันทีที่มีการป้อนข้อมูลของธุรกรรมเกิดขึ้น เช่น การเบิกเงินจากตู้ ATM จะประมวลผลและดำเนินการทันที เมื่อมีลูกค้าใส่รหัสและป้อนข้อมูลและคำสั่งเข้าไปในเครื่อง
3) Hybrid systems เป็นวิธีการผสมผสานแบบที่ 1) และ2) โดยอาจมีการรวบรวมข้อมูลที่เกิดขึ้นทันทีแต่การประมวลผลจะทำในช่วงกระยะเวลาที่กำหนด เช่น แคชเชียร์ที่ป้อนข้อมูล การซื้อขายจากลูกค้าเข้าคอมพิวเตอร์ ณ จุดขายของ แต่การประมวลผลข้อมูลจากแคชเชียร์ทุกคนอาจจะทำหลังจากนั้น (เช่น หลังเลิกงาน)

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการทางการเงิน

 

ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (financial information system)
 

        ระบบการเงิน (financial system) เปรียบเสมือนระบบหมุนเวียนโลหิตของร่างกายที่สูบฉีดโลหิตไปยังอวัยวะต่าง ๆ เพื่อให้การทำงานของอวัยวะแต่ละส่วนเป็นปกติ ถ้าระบบหมุนเวียนโลหิตไม่ดี การทำงานของอวัยวะก็บกพร่อง ซึ่งจะส่งผลกระทบโดยตรงต่อระบบร่างกาย ระบบการเงินจะเกี่ยวกับสภาพคล่อง (liquidity) ในการดำเนินงาน เกี่ยวข้องกับการจัดการเงินสดหมุนเวียน ถ้าธุรกิจขาดเงินทุน อาจก่อให้เกิดปัญหาขึ้นทั้งโดยตรงและทางอ้อม โดยที่การจัดการทางการเงินจะมีหน้าที่สำคัญ 3 ประการ ดังต่อไปนี้

1. การพยากรณ์ (forecast) การศึกษา วิเคราะห์ การคาดกราณ์ การกำหนดทางเลือก และการวางแผนทางด้านการเงินของธุรกิจ เพื่อใช้ทรัพยากรทางการเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยนักการเงินสามารถใช้หลักการทางสถิติและแบบจำลองทางคณิตศาสตร์มาประยุกต์ การพยากรณ์ทางการเงิน จะอาศัยข้อมูลจากทั้งภายในและภายนอกองค์การ ตลอดจนประสบกราณ์ของผู้บริหารในการตัดสินใจ

2. การจัดการด้านการเงิน (financial management) เกี่ยวข้องกับเรื่องการบริหารเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด เช่น รายรับและรายจ่าย การหาแหล่งเงินทุนจากภายนอก เพื่อที่จะเพิ่มทุนขององค์การ โดยวิธีการทางการเงิน เช่น การกู้ยืม การออกหุ้นหรือตราสารทางการเงินอื่น เป็นต้น

3. การควบคุมทางการเงิน (financial control) เพื่อติดตามผล ตรวจสอบ และประเมินตวามเหมาะสมในการดำเนินงานว่าเป็นไปตามแผนที่กำหนดหรือไม่ ตลอดจนวางแนวทางแก้ไขหรือปรับปรุงให้การดำเนินงานทางการเงินของธุรกิจมีประสิทธิภาพ โดยที่การตรวจสอบและการควบคุมการทางการเงินของธุรกิจสามารถจำแนกออกเป็น 2 ประเภทดังต่อไปนี้

การควบคุมภายใน (internal control)

การควบคุมภายนอก (external control)

      ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (financial information system) เป็นระบบสารสนเทศที่พัฒนาขึ้นสำหรับสนับสนุนกิจกรรมทางด้านการเงินขององค์การ ตั้งแต่การวางแผน การดำเนินงาน และการควบคุมทางด้านการเงิน เพื่อให้การจัดการทางการเงินเกิดประสิทธิภาพสูงสุด โดยที่แหล่งข้อมูลสำคัญในการบริหารเงินขององค์การมีดังต่อไปนี้

1. ข้อมูลจากการดำเนินงาน (operatins data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานของธุรกิจ ซึ่งเป็นประโยชน์ในการควบคุม ตรวจสอบ และปรับปรุงแผนการเงินขององค์การ

2. ข้อมูลจากการพยากรณ์ (forecasting data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมและประมวลผล เช่น การประมาณค่าใช้จ่ายและยอดขายที่ได้รับจากแผนการตลาด โดยใช้เทคนิคและแบบจำลองการพยากรณ์ โดยที่ข้อมูลจากการพยากรณ์ถูกใช้ประกอบการวางแผน การศึกษาความเป็นไปได้ และการตัดสินใจลงทุน

3. กลยุทธ์องค์การ (corporate strategy) เป็นเครื่องกำหนดและแสดงวิสัยทัศน์ ภารกิจ วัตถุประสงค์ แนวทางการประกอบธุรกิจในอนาคต เพื่อให้องค์การบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ โดยที่กลยุทธ์จะเป็นแผนหลักที่แผนปฏิบัติการอื่นต้องถูกจัดให้สอดคล้องและส่งเสริมวามสำเร็จของกลยุทธ์

4. ข้อมูลจากภายนอก (external data) ข้อมูลทางเศรษฐกิจและการเงิน สังคม การเมือง และปัจจัยแวดล้อมที่มีผลต่อธุรกิจ เช่น อัตราดอกเบี้ย อัตราแลกเปลี่ยน อัตราการเจริญเติบโตทางเศรษฐกิจ เป็นต้น โดยข้อมูลจากภายนอกจะแสดงแนวโน้มในอนาคตที่ธุรกิจต้องปรับตัวให้สอดคล้องกับสถานการณ์

        ระบบสารสนเทศด้านการบัญชีและระบบสารสนเทศด้านการเงินจะมีความสัมพันธ์กัน เนื่องจากข้อมูลทางการบัญชีจะเป็นข้อมูลสำหรับการประมวลผลและการตัดสินใจทางการเงิน โดยนักการเงินจะนำตัวเลขทางการบัญชีมาประมวลผลตามที่ตนต้องการ เพื่อให้ได้ข้อมูลสำหรับสนับสนุนการตัดสินใจทางการเงิน

      ในยุคปัจจุบันที่เทคโนโลยีสารสนเทศเริ่มเข้ามามีบทบาทมากขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการใน กระบวนการดำเนินธุรกิจไม่ว่าจะเป็นด้านการผลิต ด้านการตลาด ด้านการจัดการ ด้านบัญชีหรือด้านการเงิน ผู้ประกอบการจำเป็นจะต้องมีความเข้าใจว่า เทคโนโลยีสารสนเทศมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจอย่างไร ตลอดจนสามารถนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้เพื่อให้สามารถแข่งขัน และอยู่รอดได้ อย่างไรก็ตาม บทความในส่วนนี้จะขออธิบายถึงการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้สำหรับการบริหารการเงิน โดยการประยุกต์ใช้โปรแกรม Microsoft Excel เป็นหลักเท่านั้น
 

เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) คือ อะไร

คำว่า “เทคโนโลยีสารสนเทศ” นั้น เกิดจากการนำคำ 2 คำมารวมกัน คือ คำว่า “เทคโนโลยี (Technology)” ซึ่งหมายถึง การนำเอาความรู้ทางวิชาการ และด้านวิทยาศาสตร์มาประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ และคำว่า “สารสนเทศ (Information)” ซึ่งหมายถึง ข้อมูล (Data) ที่ผ่านการประมวลผล และสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ ดังนั้น เทคโนโลยีสารสนเทศ จึงมีความหมายถึง การนำเทคโนโลยีมาใช้สำหรับการสร้าง จดบันทึก จัดเก็บ ประมวลผล และสื่อสารข้อมูลในรูปแบบต่างๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ความรวดเร็ว รวมถึงความถูกต้อง และความแม่นยำ สำหรับการนำไปใช้ประโยชน์ในด้านต่างๆ นั่นเอง
 

ทำไมกิจการต้องมีการบริหารการเงิน (Financial Management)

ตามปกติแล้ว กิจการต้องการเงินทุน (Capital) จำนวนมากเพื่อนำไปใช้ในสำหรับการลงทุนดำเนินธุรกิจ และขยายกิจการ โดยเงินทุนที่จัดหามานั้น แน่นอนว่า ควรมาจากแหล่งเงินทุนซึ่งมีต้นทุนที่ต่ำที่สุด หรือประหยัดสุด (Economy) หลังจากที่ได้เงินมาแล้ว ผู้ประกอบการก็ต้องดำเนินการจัดสรรเงินทุนที่มีอยู่นั้นในสินทรัพย์ให้เกิดทั้งประสิทธิภาพ (Efficiency) และประสิทธิผล (Effectiveness) อันจะนำมาซึ่งรายได้ และการเจริญเติบโตของกิจการต่อไป นอกจากนี้ผู้ประกอบการยังต้องมีการวิเคราะห์ พยากรณ์ และวางแผนทางการเงินในอนาคตเพื่อให้มั่นใจว่า มีเงินทุนพอเพียงในการดำเนินงาน และทำให้เกิดความเสี่ยงด้านการเงินน้อยที่สุดอีกด้วย

จากสิ่งที่กล่าวมาข้างต้นล้วนเป็นองค์ประกอบของการบริหารการเงินซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ประกอบการทุกคนควรทราบแต่เนื่องจากการเงินเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับตัวเลขเป็นจำนวนมากทำให้ต้องใช้เวลาในการคำนวณ อีกทั้งยังต้องการความละเอียดถูกต้องสูงการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้กับการบริหารการเงินนั้นจึงถือเป็นการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารการเงิน และลดความผิดพลาดอันอาจจะเกิดขึ้นได้
 

การนำโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ใช้กับการบริหารการเงิน

สำหรับเทคโนโลยีสารสนเทศที่ผู้ประกอบการสามารถนำมาประยุกต์ใช้กับการบริหารการเงินได้นั้น อาจพัฒนาขึ้นโดยการเขียนโปรแกรมไว้ใช้งานด้วยตนเอง หรืออาจเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปที่สามารถนำมาใช้งานได้ทันทีก็เป็นได้ ซึ่งหนึ่งในโปรแกรมทางคอมพิวเตอร์ที่ได้รับความนิยม และถูกนำมาใช้กับการบริหารการเงินอย่างแพร่หลาย ก็คือ โปรแกรม Microsoft Excel นั่นเอง โปรแกรม Microsoft Excel นั้นถูกนำมาประยุกต์ใช้กับการบริหารการเงิน ทั้งในด้านการจัดทำรายงานทางการเงิน การวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน การหามูลค่าของเงินตามเวลา การพยากรณ์ และวางแผนทางการเงิน ทั้งนี้ก็เพราะ Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภทกระดาษคำนวณ (Spread Sheet) ซึ่งช่วยในการทำงานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลประเภทตัวเลขได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชั่นพิเศษทางการเงินซึ่งเรียกว่า "Financial Function" ซึ่งเป็นสูตรสำเร็จรูปสำหรับการคำนวณหาข้อมูลทางการเงินประเภทต่างๆ อีกด้วย
ในที่นี้จะยกตัวอย่างบทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีต่อการจัดการทางการเงิน เกี่ยวกับ ระบบชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์
 

ระบบชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์  ( Electronic Payment system)

คือ กระบวนการส่งมอบหรือโอนสื่อการชำระเงินเพื่อชำระราคา โดยผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น อินเทอร์เน็ต คอมพิวเตอร์ ระบบสื่อสารโทรคมนาคม โทรสาร โทรศัพท์มือถือ เป็นต้น

 

ขั้นตอนการชำระเงิน
 

1.ตกลงซื้อสินค้า กรอกข้อมูลบัตรเครดิต *ข้อมูลส่วนนี้ทางร้านไม่สามารถเห็นได้

2.ส่งข้อมูลไปยัง Acquiring Bang (ธนาคารที่ฝ่ายร้านค้าใช้บริการอยู่)

3.Acquiring Bang ทำการตรวจสอบมายังธนาคารผู้ออกบัตร ว่าบัตรเป็นของจริงและสามารถใช้ได้

4.Acquiring Bang ทำการเรียกเก็บเงินจากธนาคารผู้ออกบัตรz

5.ธนาคารผู้ออกบัตรโอนเงินไปยัง Acquiring Bang เข้าสู่บัญชีร้านค้า

6.ส่งข้อมูลการชำระกลับไปยังร้านค้า

7.ร้านค้าส่งข้อมูลการชำระกลับไปยังลูกค้า เพื่อยืนยันการสั่งซื้อ
 

(E-Payment) มีกระบวนการการชำระเงินด้วยบัตรเครดิตบนอินเตอร์เน็ต ซึ่งเป็นที่นิยมกันมากที่สุด ดังนี้
 

1.สั่งซื้อและส่งข้อมูลเกี่ยวกับบัตรเครดิตไปให้ผู้ขาย

2.ผู้ขายยืนยันส่งข้อมูลการสั่งซื้อกลับมายังผู้ซื้อ

3.ผู้ขายรับข้อมูลการสั่งซื้อ(มองไม่เห็นเลขบัตรเครดิต)

4.ผู้ขายส่งข้อมูล Encrypted Payment ไปยังเครื่องบริการด้านการจ่ายเงินทาง online (Cyber Cash Server)

5.Cyber Cash Server รับข้อมูลผ่านทาง Fire wall ถอดรหัสข้อมูลลูกค้าและส่งไปยังธนาคารผู้ขายและผู้ซื้อ

6.ธนาคารผู้ขายร้องขอให้ธนาคารผู้ซื้อรับจ่ายเงินตามจำนวนเงินตามยอดบัตรเครดิต

7.ธนาคารผู้ซื้อตรวจสอบข้อมูล แล้วส่งกลับไปว่าอนุมัติหรือไม่ และ transfer ยอดเงินให้ผู้ขาย

8.Cyber Cash Server รับข้อมูลส่งต่อไปยังผู้ขายเพื่อส่งข้อมูลไปยังผู้ซื้อต่อไปปัจจัยสู่ความสำเร็จ